Transición digital en laboratorios: Reducción de riesgos asociados al uso de papel y su enfoque en la mejora continua
La digitalización de procesos se refiere a la transformación de actividades que tradicionalmente se realizaban de forma manual o en papel, migrándolas a formatos digitales mediante el uso de tecnologías modernas. Este cambio no solo permite optimizar recursos, como la reducción en el consumo de papel, sino que también mejora la eficiencia operativa y facilita el acceso a la información relacionada con cada proceso.
Estrategia para la automatización de procesos en laboratorios
Durante la última década, era común que muchos laboratorios a nivel mundial registraran sus operaciones en hojas de papel. Este método, además de consumir tiempo y recursos materiales como el papel, también limitaba significativamente la eficiencia de ciertos procesos debido a la carga que representaba para el personal. Además, el uso constante de papel en entornos operativos contribuye de forma acumulativa a impactos ambientales, tales como el consumo de recursos forestales y el uso intensivo de agua y energía durante su producción. Sin embargo, con los avances tecnológicos, hoy existen sistemas diseñados para automatizar la gestión de datos en laboratorios, conocidos por sus siglas en inglés como LIMS (Laboratory Information Management System).
Estos sistemas representan una herramienta estratégica que impulsa la transformación de las operaciones tradicionales de un laboratorio hacia un modelo digital. Su implementación no solo optimiza significativamente la eficiencia y productividad, sino que también centraliza la gestión de datos y operaciones críticos, como: Los requerimientos específicos de los clientes, el seguimiento de muestras, la administración de resultados analíticos, la visualización integral del flujo de trabajo, entre otros aspectos. De este modo, los LIMS facilitan una operación más ágil y estandarizada, eliminando cuellos de botella y potenciando la capacidad operativa del laboratorio.
Riesgos de no automatizar las operaciones de un laboratorio
Hoy más que nunca, los laboratorios químicos enfrentan exigencias sin precedentes: resultados ultra precisos, trazabilidad impecable de cada operación y el estricto cumplimiento de normativas que validan tanto sus procesos como sus resultados. Estas demandas han convertido la gestión operativa en un ejercicio de extremo rigor y minuciosidad.
Ante este escenario, operar sin automatización expone a los laboratorios a una serie de problemas críticos que comprometen su desempeño:
Vulnerabilidad en el manejo de información:
Los procesos manuales basados en papel presentan una alarmante tasa de errores en la gestión de datos. La transcripción manual constante genera duplicaciones, omisiones y alteraciones involuntarias de información crítica. Estos problemas se intensifican durante periodos de alta demanda o cuando el personal no cuenta con capacitación especializada, llevando a conclusiones erróneas que pueden comprometer estudios completos.
Desafíos en el cumplimiento de normativas técnicas:
Gestionar normativas como la ISO/IEC 17025:2017 puede volverse complicado cuando no se cuenta con herramientas que simplifiquen la verificación de la trazabilidad de las operaciones. Cada auditoría se convierte en un proceso exhaustivo, donde a menudo encontramos inconsistencias en los registros. Además, la falta de automatización incrementa la carga operativa al requerir la recolección manual de datos para su medición y evaluación estadística. Este enfoque no solo complica el análisis de los procesos volviéndolo laborioso y susceptible a errores, sino que también limita la detección temprana de fallas recurrentes, comprometiendo la capacidad del laboratorio para impulsar la mejora continua de sus operaciones basadas en datos confiables.
Trazabilidad limitada:
La dependencia de archivos físicos crea importantes obstáculos para reconstruir el historial completo de muestras y análisis. Localizar información específica requiere revisar manualmente montañas de documentos, con el riesgo añadido de encontrar registros incompletos o dañados. Esta falta de accesibilidad inmediata a los datos puede invalidar resultados cuando más se necesitan.
Desventaja en el mercado:
Mientras competidores automatizados ofrecen resultados en horas, los laboratorios manuales tardan días en poder entregar los resultados al cliente. Esta brecha tecnológica se traduce en pérdida de clientes y dificultades para competir con otros laboratorios del mercado.
Decisiones basadas en información desactualizada:
Sin sistemas centralizados, la dirección opera prácticamente a ciegas. No existen mecanismos efectivos para identificar cuellos de botella o medir el rendimiento real del laboratorio. Las decisiones estratégicas se toman sin acceso a datos consolidados, aumentando el riesgo de inversiones equivocadas o ajustes operativos ineficaces.
Consecuencias ambientales:
El uso indiscriminado de papel genera un daño ambiental medible y significativo. Por ejemplo, un laboratorio de tamaño medio puede llegar a gastar, tan solo en documentación, el equivalente a talar 15 árboles cada año. A este problema se añaden los gastos energéticos derivados del almacenamiento físico, así como los recursos invertidos en gestionar cantidades considerables de archivos que, en muchos casos, podrían sustituirse por formatos digitales. Además, de manera indirecta, este fenómeno contribuye al incremento de la huella de carbono global.
La automatización ha dejado de ser un lujo para convertirse en una necesidad de supervivencia en el mercado. Los laboratorios que posterguen esta transición no solo verán mermada su competitividad, no que arriesgan su propia viabilidad operativa a mediano plazo. La inversión en sistemas digitales hoy representa la garantía de operar con estándares de calidad, eficiencia y sostenibilidad que el mercado ya exige.
Implementación de un sistema LIMS en el Laboratorio ECOQUIMSA
Contexto histórico:
Al iniciar operaciones en 2002, ECOQUIMSA Guatemala adoptó procesos manuales convencionales para la gestión de análisis y entrega de resultados. Durante casi dos décadas, la dependencia de registros físicos y procesos en papel generó desafíos operativos crecientes, particularmente en los tiempos de entrega de informes a clientes. Los indicadores de puntualidad de entrega de informes a los clientes evidenciaban sistemáticamente dificultades para cumplir con los plazos comprometidos, situación que reflejaba la necesidad urgente de modernización.
Proceso de Digitalización
En 2021, ECOQUIMSA tomó la decisión estratégica de desarrollar e implementar un sistema LIMS personalizado y desarrollado desde cero denominado “EQ Sistema”, diseñado específicamente para las necesidades operativas del laboratorio. Este proyecto representó un cambio de paradigma en la gestión analítica, reemplazando los procesos manuales por flujos de trabajo digitalizados.
Resultados Obtenidos
A inicios del año 2024, se culminó con éxito la implementación integral del EQ Sistema para nuestra matriz de servicios de análisis de agua. Esta plataforma ha permitido optimizar los procesos operativos mediante la digitalización de áreas clave, tales como la gestión de cotizaciones, el registro de datos de campo y laboratorio, la custodia documental (incluyendo la cadena de custodia), la emisión y traslado de los informes en formato digital, entre otros aspectos importantes.
Los resultados obtenidos hasta la fecha evidencian una mejora sustancial en la eficiencia operativa, reforzando la precisión y trazabilidad de los procesos, entre los cuales podemos resaltar:
Reducción considerable en tiempos de entrega de resultados
Eliminación de errores por transcripción manual
Trazabilidad completa de muestras y procesos
Cumplimiento normativo más eficiente
Mejora en el resguardo de la cadena de custodia
Mayor capacidad de seguimiento a los proceso
Reducción considerable en la implementación de papel
El éxito de la implementación del EQ Sistema confirmó que la inversión en tecnología LIMS no solo resolvió los problemas históricos de puntualidad, sino que también se logró una mejora en la gestión y control de las operaciones. Esta transformación digital está permitiendo continuar con la innovando en la gestión de calidad y eficiencia operativa.
Retos actuales
En ECOQUIMSA, nos enfocamos siempre en la búsqueda de operaciones de alta calidad. Por esta razón, mantenemos una actualización tecnológica constante para lograr la automatización de nuestros procesos en las matrices de servicios ambientales, de inocuidad y mediciones ocupacionales, que nos permitan posicionarnos como uno de los laboratorios más confiables.
Nuestro objetivo es claro: ofrecer a nuestros clientes un servicio excepcional, respaldado por la precisión de nuestros resultados y la eficiencia de nuestras operaciones. Cada proceso está diseñado para garantizar la máxima confiabilidad, asegurando que reciban el nivel de calidad que merecen.
Referencias
Amazon Web Services. (s.f.). ¿Qué es la transformación digital? https://aws.amazon.com/es/what-is/digital-transformation/
Fundación Canal. (2015). Cuestionario sobre el consumo indirecto de papel. https://www.fundacioncanal.com/canaleduca/wp-content/uploads/2015/08/Cuestinario-consumo-indirecto-de-Papel.pdf
Sostenibilidad.com. (s.f.). ¿Cuántos árboles y cuánta agua se necesitan para hacer una tonelada de papel? https://www.sostenibilidad.com/medio-ambiente/aprendesostenibilidad-%C3%A1rboles-y-agua-para-fabricar-papel/
Start DocuWare. (s.f.). Elimine el papel y reduzca la huella de carbono. https://start.docuware.com/es/blog/elimine-el-papel-y-reduzca-la-huella-de-carbono
Thermo Fisher Scientific. (2024). Business Value of a LIMS. https://www.thermofisher.com/blog/connectedlab/business-value-of-a-lims/thermofisher.com
OnQ Software. (2023). Top 5 Benefits of Lab Management System. https://www.onqsoft.com.au/5-benefits-of-laboratory-management-system/onqsoft.com.au
QMII. (2024). Common Challenges in ISO/IEC 17025 Implementation and How to Overcome Them. https://www.qmii.com/common-challenges-in-iso-iec-17025-implementation-and-how-to-overcome-them/qmii.com
abguru. (2024). Understanding the Features and Benefits of LIMS Systems. https://www.labguru.com/blog/features-and-benefits-of-lims-systems
Escrito por Ing. Sergio Melgar, Coordinador de Garantía de Calidad
